Syndrom pustej skrzynki mailowej

Jak często sprawdzacie pocztę elektroniczną w ciągu dnia?
Czy potraficie pracować bez kontrolowania przychodzących maili np. przez godzinę? 
Jak zapewne wielu osobom, często udziela mi się coś, co nazwałam „syndromem pustej skrzynki mailowej”. Stawiam sobie wówczas główny cel danego dnia: przeczytam oraz odpowiem na wszystkie maile (z pominięciem newsletterów branżowych lub ofert szkoleniowych, które mnie nie interesują). Zwykle nie udaje mi się tego dokonać, ponieważ maile mają to do siebie, że nie ubywa ich z dnia na dzień – wręcz przeciwnie, tendencja jest rosnąca. Czyli: zadanie trudno jest wykonać, frustracja rośnie i każdy przychodzący mail powoduje poirytowanie, ponieważ „moja skrzynka nie jest jeszcze wyczyszczona z nieprzeczytanych wiadomości”.
Gdzieś podświadomie mogłam sobie nawet zdawać sprawę, że taki cel nie jest miarą mojej efektywności i skuteczności jako pracownika, ale…przecież „bieżączka” zawsze bierze górę nad pilnymi, lecz niekoniecznie ważnymi sprawami.
Znacie to?
Jeśli uważacie, że tak powinno się funkcjonować, nie czytajcie dalszej części wpisu, bo powiecie, że to nierealne i herezja. 🙂
Zupełnie niedawno zetknęłam się z pewną filozofią pracy i samoświadomości, która – oględnie rzecz ujmując – kwestionuje utarte schematy pracy na etacie, w tym panujące zwyczaje zajmowania się korespondencją e-mailową. Niezależnie od tego, z którymi teoriami się zgadzam, a które do mnie nie trafiają nie tylko postanowiłam, ale wprowadziłam w życie proponowany przez jej autora model pracy z mailami. I to tego samego dnia, kiedy wysłuchałam jego tyrady na ten temat (propaguje także ideę „zrób to jeszcze dzisiaj, czemu masz czekać?”).
Na czym polega ten model zarządzania korespondencją mailową?

Na wyznaczeniu sobie czasu w tygodniu, który poświęcamy na czytanie i odpowiadanie na e-maile. 
Ja postanowiłam, że w pracy będę sprawdzać pocztę tylko 2 razy w ciągu dnia, o określonych porach: 11:00 i 15:00. Wtedy kontroluję status spraw i odpisuję na maile (ale też zakładam sobie na to określony czas: np. max 30 minut).
W związku z tym poinformowałam o tym moich współpracowników, prosząc ich o to, aby w naprawdę pilnych kwestiach (tu wskazałam przykłady), kontaktowali się ze mną telefonicznie, zaś we wszystkich innych sprawach – by przesyłali mi maile, na które będę sukcesywnie odpowiadać. Moja prośba była zaskakująca, choć część osób zetknęła się z podobnymi teoriami i sposobami na zarządzanie własnym czasem – jednak chyba nigdy sami nie wdrażali ich w życie. To ważne, aby oni wiedzieli, jak ja zamierzam pracować i żeby znali reguły i mogli się do nich dostosować.
Pracuję tak od zeszłego piątku. I wiecie co? Prawdą jest, że część spraw – gdy zostawić ich własnemu biegowi – zostanie rozwiązana przez ludzi, bez konieczności naszej interwencji. Czyli: nie jesteśmy w nich aż tak potrzebni, jak nam się pierwotnie wydawało. Uprzedzam, że to wniosek, który nie każdemu musi się podobać. 🙂
Dzięki temu, że nie sprawdzam obsesyjnie co chwila, jakie wiadomości wpłynęły do mojej skrzynki, w ciągu ostatnich 2 dni udało mi się opracować rzeczy, które zapewne odkładałabym na później, wykorzystując odpisywanie na maile jako wymówkę („przecież mam tyle pracy = tyle maili, na które muszę odpowiedzieć”). 
Ważna sprawa: aby usprawnić odpowiadanie na maile, które zabierają mi czas i uwagę –
np. oferty handlowe – stworzyłam sobie szablon odpowiedzi, który
wykorzystuję w celu wskazania, do kogo oferta powinna być kierowana. 

Dwukrotne sprawdzanie skrzynki pocztowej w ciągu dnia to i tak dość często – propagator idei porzucenia mailowego niewolnictwa, prowadząc własny biznes, robi to tylko raz w tygodniu! Nie wyobrażam sobie tego w pracy biurowej, ale może – gdy masz ludzi, którzy na ciebie pracują – możesz przyjąć taki system pracy?
Pocztę prywatną sprawdzam relatywnie rzadko – co 2, 3 dni, a w weekendy praktycznie wcale jej nie czytam. „Bycie offline” jest mi niezbędne do zachowania pewnego balansu i skoncentrowaniu się chociażby na czytaniu książek (a tych ostatnio mi przybyło).
Dzielę się z wami tymi przemyśleniami, bo może spodoba wam się ten pomysł i także zechcecie go przetestować w swoim życiu.
Jak w większości takich spraw, potrzebna jest jedynie…konsekwencja. 🙂

Zdjęcie skrzynek w tym wpisie pochodzi z serwisu: www.gadzetomania.pl. 

Facebook Comments

4 komentarze

Czym jest wpis bez komentarzy? Podziel się swoją refleksją na ten lub podobny temat. Dziękuję!