Planowanie czy spontaniczność? Różne podejścia

Planowanie – skąd przemyślenia na ten temat? Główną myśl zanotowałam już parę tygodni temu na „liście tematów do poruszenia na blogu”, ale bezpośrednim impulsem było dzisiejsze spotkanie ze znajomym w piekarni 🙂

Znajomy spotkany przy ladzie w piekarni wydawał mi się nieco przygnębiony i moje przypuszczenie okazało się słuszne. Gdy tylko mieliśmy okazję porozmawiać, rozpoczął od słów: Jakoś dziwnie jest przed tymi świętami – gdzie nie pójdę po zakupy, słyszę pytanie – czy był Pan zapisany? Czy faktycznie musimy wszystko tak planować? Mam wrażenie, że jesteśmy strasznie spięci…”

Planowanie nie wydaje mi się tak jednoznaczne, jeśli chodzi o skuteczność stosowania. Żeby była jasność – piszę to ja, zwolenniczka planowania działań oraz zapisywania większości spraw w formie „to do list” 🙂

Może zdziwisz się tym wnioskiem, bo regularnie ktoś nam przypomina, że trzeba planować – w organizerach, kalendarzach czy autorskich plannerach (które uwielbiam jako przedmioty – przeczytaj, co napisałam o plannerach).

Co mam, u licha, na myśli, gdy piszę o niejednoznaczności planowania? Myślę, że nie ma jednego wzorca, który byłby dobry dla większości ludzi i w większości sytuacji. Do takiego wniosku doszłam na bazie obserwacji
i swoich doświadczeń. Zaraz napiszę Ci, o co mi chodzi.

planowanie, czyli Jak traktujesz czas?

Od razu chcę zaznaczyć, że przedstawioną poniżej intuicyjną typologię osób  zawężam do regionu europejskiego kręgu kulturowego. Przede wszystkim dlatego, że to krąg mi znany. Po drugie, pewnie wiesz, może z własnego doświadczenia, że postrzeganie czasu zależy od miejsca na ziemi – inne jest w Europie, inne może być w Azji. Dlatego Europejczyk może dostać „białej gorączki”, gdy zetknie się z podejściem typu „to się wydarzy w swoim czasie, jak Bóg da” – jeśli na przykład właśnie czeka na autobus, którym chce się przemieścić dalej.

Grupa 1 – zwolennicy planowania wszystkiego, co tylko możliwe – włącznie z traktowaniem własnej rodziny jak przedsiębiorstwa, które ma sprawnie działać. Takiemu postrzeganiu sprzyja sytuacja, gdy dzieci mają dużo zajęć dodatkowych. Wtedy rozmowy rodziców przypominają raczej wymianę ustaleń odnośnie do organizacji logistycznej – dowożenia i odbierania dzieci ze szkół, basenów czy innych placówek. Jest to synchronizacja działań i informacji w służbie sprawnego codziennego funkcjonowania rodzinnego mechanizmu. Inny przykład to planowanie czasu wolnego tak, aby wykorzystać go w możliwie optymalny sposób, czyli by się na przykład nie nudzić albo „upchnąć” możliwie jak najwięcej aktywności wtedy, gdy dysponujemy czasem wolnym.

Grupa 2 – osoby, które robią (prawie) wszystko spontanicznie. Dobrym przykładem ilustrującym to podejście jest zdanie zasłyszane od mojej bardzo dobrej znajomej. Opowiadała mi o planowanych odwiedzinach jej siostry z rodziną. Gdy chciała ustalić jakiekolwiek ramy czasowe przyjazdu, usłyszała od siostry „jak wstaniemy, to przyjedziemy”. Nie była z tego zadowolona, ponieważ lubi przygotować się wcześniej.
Do tej kategorii zaliczam też spontaniczne spotkania ze znajomymi czy wyjazdy organizowane „na ostatnią chwilę”.

Grupa 3 – ludzie planujący „wybiórczo”. Pomiędzy tymi dwoma skrajnymi podejściami znajduje się grupa ludzi, która planuje ważne kwestie – priorytety, a te mniej ważne „puszcza luzem”. Można powiedzieć, że ma swoje ustalone zasady co do planowania – planowanie odbywa się zgodnie z tym, co ktoś uważa za ważne.

planowanie – Dlaczego mamy różne podejścia?

Istnieją na to wyjaśnienia. Parę lat temu uczestniczyłam w szkoleniu, które pokazywało nam różne kategorie podejścia do czasu przez ludzi. Z tego, co pamiętam, wśród ludzi można było wyodrębnić trzy rodzaje grup:

  • będący „w czasie” – reagujący przede wszystkim na to, co się dzieje „tu i teraz”
  • działający „poprzez czas” – planujący wydarzenia z odpowiednim wyprzedzeniem,
  • funkcjonujący „pomiędzy czasem” – będący swego rodzaju „mieszanką” obu wcześniej wymienionych grup.

W związku z tym opowiem Ci krótko o moim doświadczeniu związanym z tą kategoryzacją. Każdy uczestnik zajęć diagnozował się samodzielnie. Wtedy wydawało mi się, że należę do grupy działającej według opracowanego wcześniej planu. Z moją oceną nie zgadzała się jedna ze współpracowniczek, która postrzegała mnie raczej jako osobę działającą „pomiędzy czasem”. Jednak ja upierałam się, że kieruję się w głównej mierze wcześniej ustalonym planem.

planowanie-moje-sedno

Dopiero po paru latach od tego ćwiczenia zauważyłam, że planowanie jest w moim przypadku „wiedzą nabytą” – nawykiem wyuczonym w procesie pracy zawodowej. Charakter zadań (strategia, planowanie kampanii marketingowych) oraz wymagania przełożonych ukierunkowały mnie na planowanie działań z odpowiednim wyprzedzeniem. Jednak w życiu osobistym te dokładnie określone ramy i reguły zdawały się mieć mniejsze znaczenie. To wtedy zrozumiałam, że bycie „poprzez czas” nie jest moim naturalnym sposobem funkcjonowania. W duchu przyznałam rację osobie, która zauważyła te symptomy wcześniej niż ja.

Ta świadomość różnego funkcjonowania w środowisku zawodowym oraz życiu prywatnym wpłynęła też na moją ocenę planowania jako jedynego sposobu radzenia sobie w rzeczywistości.

Przez wiele lat postrzegałam dokładne planowanie jako jedyny efektywny sposób  „zarządzania sobą” (choć termin „zarządzanie” jest nadużywany i niezbyt mi pasuje do kontekstu człowieka). Dopiero później, obserwując różne osoby i ich style działania, zauważyłam, że nie zawsze trzymanie się wcześniej obranego planu jest najlepszą strategią. Czasami lepiej zrobić odstępstwo od planu i wykazać się większą elastycznością – szczególnie w sytuacji nieoczekiwanej, która wywołuje stres. Jeśli nie lubisz działać pod wpływem stresu, nadmierne trzymanie się planu będzie generować dodatkowe fale stresu związane z niemożnością wypełnienia planu w stu procentach.

Jakie jest moje obecne podejście do planowania?

Skoro nie ma jednego wzorca, jaki jest więc dobry dla mnie?

Dzisiaj myślę, że kombinacja planowania i bycia elastyczną. Czy jest to możliwe?
Tak.

Podam Ci przykład – co tydzień planuję listę zadań, korzystając z szablonu tygodniowego zakupionego w sklepie internetowym www.plannerka.com. Wypisując rzeczy do zrobienia wiem, że rzadko wykonam je wszystkie. Zwykle „odhaczam” 75-80% zaplanowanych zadań, ale zdarzają się tygodnie, gdy ten wskaźnik jest niższy. Dzieje się to zwykle, jeśli mam zaplanowaną jakąś szczególnie dużą pracę lub naukę do egzaminu.

Wyznaczam najważniejsze kwestie do zrobienia, bo w samym szablonie zostało wyróżnione miejsce na cztery priorytety w tygodniu. Jeśli nie wywiążę się z 3-4 innych zadań niż te główne, traktuję to bez „napinania się”. Po prostu realizuję je w kolejnym tygodniu.

Ta metoda to zarządzanie sobą „poprzez czas”.
A co ze spontanicznością? Daję sobie możliwość spontanicznych spotkań, umawianych np. z dnia na dzień lub z dwudniowym wyprzedzeniem, których początkowo nie uwzględniałam w danym tygodniu.
Czasem po prostu w popłochu robię coś, o czym najzwyczajniej w świecie…zapomniałam – najczęściej są to zakupy różnych od siebie rzeczy (nie z tej samej kategorii produktowej), które trudno mi czasem skoordynować 🙂

Życząc Ci znalezienia skutecznej dla Ciebie kombinacji podejść, zerkam w plan tygodniowy z ulgą, że już dzisiaj Wigilia i nie będę planować następnych 3 dni!

Wszystkiego dobrego!

Facebook Comments

Czym jest wpis bez komentarzy? Podziel się swoją refleksją na ten lub podobny temat. Dziękuję!